Les archives regroupent des documents qui sont conservés afin de démontrer des droits ou de témoigner de certaines activités. Elles sont également utilisées par métonymie pour désigner le lieu de conservation de ces documents (bâtiment ou local de conservation, ou encore l’institution responsable de leur conservation ou de leur gestion). Chez Parallèle Sud, elles vous aident à retrouver des articles.

Outre leur fonction de preuve et d’assurance de droits, les archives peuvent être des sources pour l’historien ou pour toute personne désireuse de connaître le passé. Les États ont progressivement mis en place des services d’archives ouverts au public dans le but de promouvoir la recherche historique et la transparence des activités et imposent à leurs administrations de remettre à ces services les documents produits par elles une fois leur durée d’utilité administrative terminée.

Dans les différentes cultures anglaises, on distingue les termes « records », qui désignent tous les types de documents, et « archives » ou « archives material », qui se réfère exclusivement aux documents conservés à des fins historiques par des services techniques. Dans le domaine de la gestion des records, le terme « records » a néanmoins une signification juridique qui signifie qu’il s’applique uniquement aux documents qui ont été validés ou enregistrés, ce qui leur confère une valeur probante. Cependant, il est impossible de traduire cette connotation de manière simple en français. Cela explique pourquoi il n’existe pas de consensus dans le monde francophone quant à la traduction de l’expression « records management » et que les versions françaises des différentes normes internationales qui utilisent cette expression traduisent « records » par des enregistrements, des documents, des documents d’archives, des documents engagants.